Кадровый аудит

Кому из нас не знакомо словосочетание «отдел кадров»? Трудовая деятельность любого работника, будь то частный охранник, сотрудник подразделения ведомственной охраны, оператор пульта охраны, юрист-консультант, инженер или монтажник средств видеонаблюдения и т.п., начинается не иначе как с визита в кадровую службу организации, в которой человек предполагает устроиться на работу.

У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. Думать – по минимуму, ответственности – практически никакой, красота!

В действительности деятельность кадровой службы любого предприятия, вне зависимости от отраслевой принадлежности, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства компании, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, системного подхода к ее организации.

Чтобы этот системный подход был успешно реализован, недостаточно просто переговорить с кандидатом на замещение вакантной должности и при его соответствии требуемым предприятию параметрам оформить соответствующий бланк трудового договора. Для того чтобы организация смогла продуктивно воплощать в реальность то, ради чего она была создана, каждый ее работник должен ежечасно и ежеминутно быть – в хорошем смысле слова! – бесперебойно работающим «винтиком» в правильно отлаженном механизме. Но для этого каждый «винтик» необходимо учесть, описать его задачи, служебные свойства и особенности, а также какие процедуры по «обслуживанию» этого «винтика» должны выполняться со стороны организации.

Кадровый учет – это сложная и многогранная сфера деятельности. Негосударственная сфера безопасности не является исключением в части осуществления функционирования кадровых служб предприятий, составляющих в совокупности эту столь важную для экономики нашей страны отрасль. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области. Также необходимо учитывать и позицию Верховного суда Российской Федерации, высказанную в постановлении от 15.08.2014г. №60-АД14-16. Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это позволяет умножить сумму штрафа, предусмотренную в КоАП РФ, на количество нарушений. Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов.

Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита? В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры.

1. В целях самопроверки – в любое время.

2. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство, - в целях оценки принимаемого массива документов.

3. При смене руководства или учредителей организации, - в целях оценки возможных рисков.

4. В ожидании плановой или внеплановой проверки.

5. При проведении аудита дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений или организаций холдинга.

Основная цель кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства. Кадровый аудит можно проводить в различных вариациях, в зависимости от требований, продиктованных реалиями компаний, например:

- полный аудит, представляющий собой проверку всего массива кадровой документации за определенный временной период;

- целевой аудит, который можно характеризовать как проверку конкретных кадровых процедур или в связи с необходимостью выявления или подтверждения отсутствия на предприятии нарушений определенных норм права;

- выборочный аудит, когда проводится проверка кадровой документации в отношении определенного количества работников организации. Такой вариант подходит для быстрой и примерной оценки рисков организации. Ведь если выявлена критичная масса нарушений в отношении группы работников, то, скорее всего, эти нарушения будут прослеживаться и в отношении всей организации.

Кадровый аудит невозможно провести по какому-то общему плану, ведь компании разные, каждая имеет свою специфику и все это преломляется через призму конкретных ситуаций. Можно выделить несколько срезов проведения такой проверки:

- проверка наличия и качества документации;

- проверка по конкретным кадровым процедурам;

- проверка по определенным нарушениям.

Сочетание нескольких срезов проверки дает возможность максимально выявить недостающие или некорректные документы кадрового делопроизводства.

Если нам предстоит осуществить кадровый аудит, к примеру, в одной из организаций охранного холдинга, а сведений о ней изначально недостаточно, то сначала необходимо собрать предварительную информацию, которая подскажет, какие направления надо проверять. Нам необходимы данные о самой организации, включая название, время создания, вид деятельности, наличие обособленных подразделений, были ли какие-либо изменения; количество и категории сотрудников; режимы рабочего времени, существующие в организации; какие имеются текущие споры с сотрудниками; виды договоров с физическими лицами (ТД и ГПД); существующие системы оплаты труда. Надо внимательно изучить учредительные документы, ведь в уставе может быть прописан порядок и условия назначения генерального директора и ключевых сотрудников организации, а также могут содержаться и иные условия, имеющие прямое отношение к кадровой работе.

На основании этой информации составляем список обязательных для нашей организации документов. В законодательстве нет единого для всех перечня обязательных документов, и его составление зависит от особенностей организации.

Следуя требованиям, содержащимся в различных статьях ТК РФ и иных нормативно-правовых актах, составим примерный перечень необходимых документов:

1-я группа – это локально-нормативные акты:

- правила внутреннего трудового распорядка – обязательны для всех работодателей. Содержание и порядок утверждения регламентированы ст.189 и 190 ТК РФ;

- положение о персональных данных – обязательно для всех работодателей, на что указывают ст. 86, 87, 88 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»;

- штатное расписание. Роструд в издаваемых им циркулярах неоднократно относил штатное расписание именно к этой категории актов, поэтому, следуя его позиции, также отнесем его к локально-нормативным актам. То, что это - обязательный документ, указано в ст.15, 57 ТК РФ;

- положение об оплате труда, премировании или иной локально-нормативный акт, регулирующий эти вопросы. Ст.135 ТК РФ говорит о том, что система труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Если речь идет о чистом окладе, часовых или иных тарифных ставках, то, естественно, мы не можем говорить ни о какой системе, но как только появляются премиальная часть или какие-то надбавки, то мы уже имеем систему оплату труда, которую необходимо прописать в локально-нормативном акте работодателя, например это может быть Положение об оплате труда;

- положение об аттестации – ст. 81 ТК РФ (в случаях, если организация ее проводит);

- положение о коммерческой тайне - если в трудовых договорах установлена необходимость сохранять коммерческую тайну, то такой локально-нормативный акт должен быть в организации (Федеральный закон от 29.07.2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

2-я группа – это организационно-распорядительные документы, включая книги учета и журналы:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», а также постановление Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», а также постановление Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

- график отпусков – обязателен, утверждается за 2 недели до конца года (ст.123 ТК РФ);

- табель учета рабочего времени – обязателен для всех работодателей (ст.91, 99 ТК РФ);

- график сменности – обязателен, если есть такой режим работы (ст.103 ТК РФ);

- должностные инструкции – важные документы, применяемые в случаях, если должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах. Эти документы принимаются по решению работодателя (письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6, письмо Роструда от 9.08.2007г. №3042-6-0), то есть за их отсутствие организацию не оштрафуют, но наказать работника за невыполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей вы не сможете, если они не закреплены и работник с ними не ознакомлен под роспись;

- приказы по основной деятельности, в том числе приказы по вопросам оплаты труда, о поощрениях и награждениях, об аттестации, повышении квалификации, об изменении ФИО, о назначении генерального директора, главного бухгалтера (при необходимости), о назначении ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, при необходимости приказ о назначении ответственного за ведение учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм первичной документации, приказы, связанные с вопросами по штатному расписанию, о направлении работников в командировки и др.;

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем – если есть работники, которые трудятся в данном режиме (ст.101 ТК РФ).

3-я группа – это индивидуальные документы:

- трудовой договор (на всех сотрудников) и дополнительные соглашения при необходимости – обязательны для всех работодателей (ст.16, 56, 57, 67 ТК РФ);

- приказы по личному составу и о предоставлении отпусков (включая приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения з/п, ежегодных отпусков);

- заявления об увольнении по собственном желанию и другие документы, являющиеся основанием для увольнения, а также иные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу;

- приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования);

- личные карточки Т-2 на всех работающих и уволенных сотрудников – обязательны для всех работодателей;

- трудовые книжки, оформленные на всех сотрудников, работающих в организации свыше 5 дней, кроме совместителей; трудовые книжки уволенных сотрудников, не получивших трудовую книжку на день увольнения; «чистые», незаполненные бланки трудовых книжек и вкладышей – обязательны для всех работодателей (ст.66 ТК РФ, Правила №225, Инструкция №69);

- договора о полной материальной ответственности – обязательны при наличии (ст.243, 244 ТК РФ).

4-я группа – это документы по охране труда:

- правила и инструкции по охране труда, комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, положение об организации работы по охране труда, журналы инструктажей, программы и график проведения инструктажей, результаты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, предварительные и периодические медосмотры работников согласно приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011г. №302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)», и Порядку проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 раздела X ТК РФ).

Повторю, это лишь примерный перечень обязательных документов, в каждой организации он может быть уменьшен или дополнен в зависимости от конкретных ситуаций.

Проверив наличие необходимой документации, следует оценить ее содержание: наличие необходимых реквизитов, соответствие положений текста конкретной норме права, правильность внесения и достоверность подписей об утверждении, согласовании, ознакомлении и т.п.

На что нужно обратить внимание:

- трудовые книжки: проверяем на актуальность сами трудовые книжки (соответствие бланкам действующих на момент заведения трудовой книжки), правильность заполнения титульного листа и юридически грамотное заполнение самой трудовой книжки в соответствии с Инструкцией №69; где они хранятся; приказ о назначении ответственного с подписью об ознакомлении; регистрация трудовых книжек в книге учета и наличие подписей уволенных в получении трудовых книжек; наличие чистых бланков и регистрация их прихода и расхода в приходно-расходной книге; наличие заявлений работников об оформлении новых трудовых книжек в случае утери;

- трудовые договоры: наличие всех обязательных сведений и условий, указанных в ст.57 Трудового кодекса РФ; указание дат выдачи заработной платы согласно ст.136 ТК РФ, договор не должен содержать незаконных условий; условие об испытании должно соответствовать законодательству; если трудовой договор срочный, то основание срочности должно также соответствовать законодательству; наличие отметки работника о получении второго экземпляра трудового договора; оформление дополнительных соглашений;

- у приказов мы проверим формы, реквизиты, ознакомление;

- личные карточки Т-2: оформление (унифицированная форма Т-2, бумажный носитель, плотная бумага), заполнение, наличие подписей;

- книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью;

- локально-нормативные акты – проверяем способ утверждения, содержание и ознакомление с ними работников.

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:

- получение согласия на обработку персональных данных;

- в случае необходимости соискатель должен пройти предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством;

- ознакомление с локально-нормативными актами до подписания трудового договора;

- проведение инструктажей по охране труда;

- подписание трудового договора;

- оформление приказа о приеме и ознакомление с ним;

- заполнение личной карточки Т2;

- прием трудовой книжки (регистрация в книге учета и внесение записи о приеме) или оформление новой трудовой книжки;

- в установленных ст.64.1 ТК РФ и п.4 ст.12 Федерального закона от 25.12.2008г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции» случаях работодатель, заключивший трудовой (гражданско-правовой) договор с лицом, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан уведомить об этом представителя нанимателя (работодателя) бывшего служащего по последнему месту его работы;

- если мы принимаем на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, то работодатель в течении 2 недель должен уведомить об этом военный комиссариат (п.29 «Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008г.).

Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать.

Конечно, в одной статье невозможно охватить все моменты проведения кадрового аудита и подробно разобрать все «подводные камни» кадрового учета. Но именно четкое понимание структуры, соблюдение трудового законодательства с учетом специфики конкретной организации позволят подтвердить расходы на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, подтвердить трудовой стаж для получения работниками пенсии и пособий, представлять точные сведения в государственные органы и избегать как конфликтных ситуаций с работниками, так и серьезных штрафных санкций со стороны органов государственного надзора и контроля.

Татьяна Вологдина