Образец акта приёма-передачи печати
Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
наименование компании — владельца печати,
должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
и того, которому она передается,
нужно отразить причину передачи,
дату, до которой печать переходит в другие руки,
поставить оттиск печати,
подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Образец акта приёма-передачи печати
В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
на основании каких документов действуют сотрудники
и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
Акт приема-передачи печати
г. Энгельс
"12" марта 2017 г.
В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от "12" марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от "12" марта 2017 г. и доверенности от "01" декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:
(оттиск)
Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.
_________________ /Новиков А.И./
_________________ /Суриков П.Р./
М.П.